- Rekisterinpitäjä
SL Yhtiöt Oy (y-tunnus: 2138322-3)
ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt
Läntinen Rantakatu 7, PL 908
20101 Turku
Puh. 020 7344 890
SL Yhtiöt Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä konsernitason liiketoiminnassa tämän selosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla, esim. markkinointia, myyntiä, talous- ja muuta hallintoa, asiakassuhteiden hoitamista, tuotteiden, palvelujen, asiakassuhteiden ja liiketoiminnan analysointia ja kehittämistä varten.
Kukin konserniyhtiö vastaa henkilötietojen käsittelystä sen omassa liiketoiminnassa tämän selosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla ja voi siinä käyttää tarpeellisia muiden konserniyritysten samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja, esim. konserniyhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemisessa ja asiakassuhteen hoitamisessa.
- Rekisteriasioita hoitava henkilö
SL Yhtiöt Oy:n lakiyksikkö
Läntinen Rantakatu 7, PL 908
20101 Turku
Puh. 020 7344 890 / info@suomenlaatuasunnot.fi
- Rekisterin nimi
SL Yhtiöt-konsernin asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset
Sopimussuhteen syntymisen edellytyksenä on, että asiakkaana annat meille tarvittavat henkilötiedot. Pidämme kaikki henkilötiedot luottamuksellisina.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat asiakassuhteen perustaminen, hoito ja kehittäminen, kuten asuntojen, autopaikkojen ja liiketilojen vuokraaminen ja myynti, asumisneuvonta ja siihen liittyvän liiketoiminnan ja asuntotarjonnan ylläpito, hallinnointi ja kehittäminen sekä sopijaosapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
Asiakkuus- ja vuokrasuhteen perustamiseen ja hoitoon, asiakaspaneeliin, asumisneuvontaan, asukasviestintään, asukasdemokratiatoimintaan ja asuntojen myyntiin sekä asuntosijoitustoimintaan ja usein myös markkinointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevaan tai aiempaan sopimussuhteeseen.
Vuokra- ja myyntireskontran hoitamisessa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja vuokrien, käyttökorvausten, mahdollisten muiden laskujen ja kauppahintaerien laskutuksessa ja perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa voimassa olevan tai aiemman sopimussuhteen perusteella.
Käsittelemme henkilötietoja myös vuokra-asuntojen, -liiketilojen ja -kiinteistöjen kunnossapidon yhteydessä, vikailmoitusten hoitamisessa, vuokrasopimusten hallinnassa sekä myytyjen asuntojen takuutarkastusten yhteydessä. Tarvitsemme henkilötietojasi huoneistoihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja asunnonvaihtotilanteissa sekä vuokrasopimusten hallinnassa ja palvelujen toimittamisessa voimassa olevan vuokrasuhteen perusteella.
Jos olet asukkaamme, henkilötietojasi voidaan käyttää porraskäytävän nimitaulussa, asunnon ovessa, sauna- ja pesutupavuorolistoissa sekä näitä vastaavissa tarkoituksissa. Lisäksi huoneistokohtaisen energian ja veden kulutuksen seurannassa sekä muissa kiinteistöteknisissä mittauksissa saattaa esiintyä henkilötietoja. Asunnossasi saatetaan ottaa valokuvia tulevaa vuokraustoimintaa sekä asunnon kunnon ja ylläpidon valvontaa varten.
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:
- asiakkaan tietojen ylläpito
- sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
- vuokrareskontran ylläpito
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
- asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
- vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
- vuokrasopimusten päättäminen
- tallennetut asiakaspuhelut
Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen rekisteröityä kiinnostavaksi häntä koskevia tietoja analysoimalla. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.
Kun tiedottamme asiakkaallemme esimerkiksi tulevasta remontista tai vesikatkosta, se ei ole markkinointia vaan asiakassuhteen hoitamista, eikä edellytä asiakkaan suostumusta vaan perustuu sopimussuhteeseen. Tällainen tiedottaminen voi tapahtua postitse, puhelimitse tai sähköistä viestikanavaa käyttäen.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:
Perustiedot, kuten
- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
- sukupuoli
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
- asiakasnumero
- asiakkuuden alkupäivämäärä
- samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
- samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
- rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
- tieto mahdollisesta edunvalvojasta
- Asiakkaan avustajan tai asiamiehen tunnistamisasiakirjasta voidaan tarvittaessa ottaa kopio ja tallentaa se asiakkaan tietojen yhteyteen asiakastietojärjestelmään.
- tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
- luottotiedot
- velkajärjestelytieto
- perintätieto
- asunnon tarvetta koskevat tiedot
- asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
- vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
- alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
- pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
- suoramarkkinointiluvat ja kiellot
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista, vuokrasopimuksesta, kauppakirjasta sekä asiakaspalvelupuheluista. Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyn osallistuessa rekisterinpitäjän järjestämiin markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin. Tilanteissa, joissa olemme ostamassa vuokra-asunnon tai kokonaisen talon asuntoineen, saamme myyjältä vuokralaisten ja asukkaiden tietoja tallennettavaksi omiin järjestelmiimme. Voimme saada tietoja myös asuntokauppaan liittyvien yhteydenottojen perusteella.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta,
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Asumistukeen liittyviä tietoja voimme saada KELA:lta.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi SL Yhtiöt-konsernin puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.
Mikäli asuntokohteiden myynnissä/ vuokrauksessa ja markkinoinnissa käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, huolehtii rekisterinpitäjä siitä, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että henkilötietoja ei käsitellä muuhun tarkoitukseen kuin rekisterinpitäjän määrittelemään käyttötarkoitukseen.
Mikäli asunnon omistajaksi tulee SL Yhtiöt-konsernin ulkopuolinen taho, voi SL Yhtiöt-konserni luovuttaa asunnon uudelle omistajalle esimerkiksi vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.
SL Yhtiöt- konserni pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita käyttäen. Henkilötietoja voidaan kuitenkin esimerkiksi tietojärjestelmien ylläpitämiseksi, esimerkiksi alihankkijalle, siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa kohdevaltion tietosuojan riittävyyttä koskevan EU komission päätöksen perusteella tai esimerkiksi yritysryhmää koskevien tietosuojaviranomaisten vahvistamien sitovien sääntöjen perusteella.
Asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen tietoja voidaan siirtää lainsäädännön sallimalla tavalla rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
8. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.
Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumukset sekä tehdä kantelu henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.
Tietosuojan varmistamiseksi asiakkaan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.
- Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötiedot säilytetään lainsäädäntöä noudattaen.
Vuokrasopimukseen tai asuntokauppaan perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt, asuntokauppa on tehty ja vuokrasuhteeseen tai asuntokauppaan liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta kanssasi käytyä vuoropuhelua/viestintää.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista tai on määritetty tietosuojaselosteessa nimettyjen käsittelyn tarkoitusten kannalta.